タスク管理能力倍増への

2012年10月18日

目の前の1分で出来ることは1つだけ

本日より塾人社の問題登録を
再開しております

11月1日のホームページリニュ
ーアルの準備も進めております。

また新たに入試問題の登録許可を
頂いた学校様の入試問題登録も
進めて参ります。

すべきこと多いですが、目の前の
1分で出来ることは1つだけです。
タイムトラッキングを有効に活用し
密度の濃い仕事を積み上げていきた
いと思います。


qa2005 at 23:16|PermalinkComments(0)TrackBack(0)

2012年04月23日

タスク管理能力倍増への挑戦 24

前回の記事で、私は事務処理において
精神的な面が影響する部分の大きさに
ついて述べた。

それは、一言で言うなら、些細な事務でも
大事のように考えてしまい、なかなか開始
する気持ちにまで燃え上がらないというこ
とであった。

そこで、あまりにもバカげているように感じ
られる方もあると思うが、私はまず1点、
事務処理の方法に変化を加えることにした。

それは、5分で片づくことは、基本的に
思いついた時にするということである。

例えば、私は日々、各種のメール配信に
最低でも1時間半は固定して時間を費やし
ている。その作業中には、不思議なことに
他の事務処理すべきことが、どんどんと頭
にわき出てくる。今までであれば、それを私
はただ浮かんだだけで終わらせるか、どこ
かのメモに書きなぐるだけで終わっていた。

そのメモの中には、どこかにFAXを送ると
いうようなものから、大がかりな思いつきや
買い物リストに至るまで、多種多様な事務
が汚い字で列挙されているのである。
そして、そのようなメモは、あっという間に
10枚ぐらいになり・・・

【メモしたことで、仕事をした気分になる】
という最悪のパターンに、はまることになる。

だから、5分もあれば処理が可能であるは
ずのFAX送信でさえ、翌日や、最悪の場合
1週間後にまで未処理になってしまうのだ。
そんな低レベルな話かいと思われる方々
ばかりであることは予測できるが、それが
私の事務処理能力の現実なのだ。

そこで、私は非効率な面もあることは覚悟
の上で、5分で解決できる仕事は、他の事務
処理中でも一区切りついたら、先に処理する
というルールを決めて実行し始めている。

そして、これが私には、なかなか良い結果を
もたらせてくれることになったのである。





qa2005 at 22:27|PermalinkComments(0)TrackBack(0)

2012年04月20日

タスク管理能力倍増への挑戦 23

前回の続きであるが、
どうして実際にかかる時間よりも
私の場合、多い目の所要時間を
見込んでしまうのかという点につ
いて、さらに進めていきたい。

結論から言うと・・・

私はとっかかりまでの時間というか
決意して始めるまでの時間が長い
欠点がある。つまり、さっさと始めれ
ばいいのに、重い腰をなかなかあげ
ないという訳である。
だから計画する時に、どうしても自分
の重い気持ちが反映し、必要以上に
時間がかかると目算する訳である。

この発見は、文章ではうまく表現でき
ないのだが、私にとっては大きな驚き
でもあり、収穫でもあった。

なぜなら、タスク処理能力を高めるた
めに改善すべき点と、希望が持てる
事実に気付いたからである。

まず、改善点は、処理すべきタスク
の管理に感情面が可能な限り入り
込まないシステムを作ることだ。
次に希望が持てる点とは、自分が
思っているよりも、実際にこなせる
タスクの量は多いはずだという点だ。

これらの判断から、私はタスク管理
能力倍増が可能であると考えた。

続く






qa2005 at 22:20|PermalinkComments(0)TrackBack(0)

2012年04月16日

タスク管理能力倍増への挑戦 22

前回の記事で私はすべての業務を
記録することにした結果得るものが
あり、その具体例として特に2点が
挙げられると述べた。そして、その
1点目は、さぼる量が減ったという
ことであり、少し無理をする方向に
気持ちが向くということであった。

では、2点目は何か。
実は、これは想定していない産物を
手に入れることになったのである。

私は当初、事務処理の過程を記録
することにより、如何に仕事が多く
時間的にもいっぱいいっぱいかと
いう実情が視覚的に明確になると
漠然と捉えていた。ところが、私が
記録を取るようになって、感覚的に
強く感じる内容は、まったく逆の感
覚であった。つまり、こうである。

自分の感覚の中で、なんとなくイメ
ージしている所用時間よりも、多く
の事務は短時間で処理できるし、
また実際に処理をしているという事
実が、記録から導かれたのだ。

この結果は、どう理解すればいいの
だろうと、当初、私は相当悩んだ。
実際に時間をかけ、日々事務には
相当な時間を費やしている。その自
分自身が体験から目算する個々の
事務処理にかかる時間が、なぜこ
れほどまでに、合わないのか。

それも、目算をオーバーするのでは
なく、見込み時間が多すぎるという
現実には、自分のどんな事務処理
能力の低さが影響しているのかと
考え抜くことになっていったのである。

続く

qa2005 at 23:27|PermalinkComments(0)TrackBack(0)

2012年03月26日

タスク管理能力倍増への挑戦 21

前回の記事で私はすべての業務を
記録することにした結果、得るものが
多くあったと記した。

具体的には2つである。

その一つは、恥ずかしい話であるが
記録すると決めた場合の方が、単純に
頑張るということ。言い換えれば、少し
無理をしてさぼらなくなるということである。

不思議なもので、カレンダーに記録した
データを誰かに見せる訳ではないのに
記録すると決めてから、何かしらの意識が
働き、さぼる時間が減った。
ここで大事なことは、さぼってる時間を
絶対にごまかさずに記録するというルール
を守ることである
このことにより、今まで何回もチャレンジを
して挫折してきた業務記録が継続できる
ようになったのである。つまり、さぼったら
さぼったと書けばいいと割り切れるように
なったことで、少し気持ちが楽になったのだ

続く

qa2005 at 22:27|PermalinkComments(0)TrackBack(0)