タスク管理能力倍増への挑戦 23塾人ブログからの学び

2012年04月23日

タスク管理能力倍増への挑戦 24

前回の記事で、私は事務処理において
精神的な面が影響する部分の大きさに
ついて述べた。

それは、一言で言うなら、些細な事務でも
大事のように考えてしまい、なかなか開始
する気持ちにまで燃え上がらないというこ
とであった。

そこで、あまりにもバカげているように感じ
られる方もあると思うが、私はまず1点、
事務処理の方法に変化を加えることにした。

それは、5分で片づくことは、基本的に
思いついた時にするということである。

例えば、私は日々、各種のメール配信に
最低でも1時間半は固定して時間を費やし
ている。その作業中には、不思議なことに
他の事務処理すべきことが、どんどんと頭
にわき出てくる。今までであれば、それを私
はただ浮かんだだけで終わらせるか、どこ
かのメモに書きなぐるだけで終わっていた。

そのメモの中には、どこかにFAXを送ると
いうようなものから、大がかりな思いつきや
買い物リストに至るまで、多種多様な事務
が汚い字で列挙されているのである。
そして、そのようなメモは、あっという間に
10枚ぐらいになり・・・

【メモしたことで、仕事をした気分になる】
という最悪のパターンに、はまることになる。

だから、5分もあれば処理が可能であるは
ずのFAX送信でさえ、翌日や、最悪の場合
1週間後にまで未処理になってしまうのだ。
そんな低レベルな話かいと思われる方々
ばかりであることは予測できるが、それが
私の事務処理能力の現実なのだ。

そこで、私は非効率な面もあることは覚悟
の上で、5分で解決できる仕事は、他の事務
処理中でも一区切りついたら、先に処理する
というルールを決めて実行し始めている。

そして、これが私には、なかなか良い結果を
もたらせてくれることになったのである。





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